Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026
Cybertopia vindt jouw privacy belangrijk. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt of klant bij ons bent, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Wie zijn wij?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Cybertopia
Wespelaarsebaan 35/101, 3190 Boortmeerbeek
Ondernemingsnummer: BE 0701.712.846
E-mail: info@cybertopia.be
Telefoon: 0498 50 48 55
Voor vragen over privacy kun je terecht bij Stefan Peeters via stefan@cybertopia.be.
Welke gegevens verwerken we en waarom?
Contactformulier en e-mail
Wanneer je het contactformulier invult of ons mailt, verwerken we je naam, je e-mailadres, het onderwerp en je bericht. We gebruiken die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden en, als je dat wenst, een offerte op te maken. Rechtsgrond: het nemen van stappen op jouw verzoek met het oog op een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om op vragen te antwoorden.
Klanten
Voor klanten verwerken we contact- en facturatiegegevens (naam, bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, e-mail, telefoon) en de informatie die nodig is om onze diensten uit te voeren, zoals gegevens over toestellen en netwerken die we beheren. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke (boekhoudkundige en fiscale) verplichtingen.
Hulp op afstand
Voor hulp op afstand gebruiken we een supporttool op onze eigen server. Tijdens een sessie zien we technische gegevens van je computer, zoals de naam van het toestel, het besturingssysteem en het IP-adres, en kunnen we je scherm bekijken en bedienen. Dat gebeurt alleen nadat je zelf toestemming hebt gegeven op je scherm, en enkel zolang het programma open staat. We bekijken alleen wat nodig is om je probleem op te lossen.
Websitebezoek
Zoals elke webserver registreert onze hostingserver technische gegevens over bezoeken, zoals je IP-adres, browser en het tijdstip. Die gegevens dienen om de website veilig en goed werkend te houden (gerechtvaardigd belang). We gebruiken geen analyse- of advertentiecookies. Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.
We gebruiken je gegevens nooit voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, en we verkopen ze niet. We sturen je geen reclame zonder je toestemming.
Met wie delen we gegevens?
We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben voor onze dienstverlening. Zij verwerken de gegevens in onze opdracht en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken:
- Easyhost (België): hosting van de website en onze mailbox.
- OVHcloud (servers in Frankrijk): hosting van onze supporttool voor hulp op afstand en onze beheertools.
- Google (Gmail): een deel van ons e-mailverkeer wordt verwerkt via Gmail. Google kan gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, met passende waarborgen zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Onze boekhouder: voor facturatie en de wettelijke boekhouding.
Daarnaast kunnen we verplicht zijn gegevens te delen met overheidsinstanties wanneer de wet dat vereist.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Berichten via het contactformulier of e-mail: tot maximaal 2 jaar na ons laatste contact, tenzij je klant wordt.
- Klantgegevens: zolang je klant bent, en daarna maximaal 2 jaar.
- Facturen en boekhoudkundige stukken: zolang de wet dat verplicht (momenteel 10 jaar).
- Technische gegevens van hulp op afstand: alleen zolang nodig om de sessie uit te voeren en op te volgen.
Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals een beveiligde verbinding (https), up-to-date software, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, toegangsbeperking en regelmatige back-ups.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen;
- een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Stuur je verzoek naar stefan@cybertopia.be. We antwoorden binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.
Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten veranderen. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina.